Sehr geehrte Damen und Herren,

wir freuen uns sehr, Ihnen mitteilen zu können, dass das Löschkonzept von SORMAS mit der Version 1.76 umgesetzt werden kann. Mit dieser E-Mail möchten wir Ihnen einen Überblick geben, was für Sie nun möglich und nötig ist, und welche Schritte Sie nun einleiten können.

Die Verantwortung für den rechtmäßigen Umgang mit den erhobenen Daten liegt bei den Gesundheitsämtern. Wir empfehlen jedoch dringend, die Netzlink Informationstechnik GmbH zeitnah (spätestens jedoch bis 06.12.2022) mit der Konfiguration der Löschfristen und -referenzen zu beauftragen, um die zurzeit gelöscht-markierten Daten nun unwiderruflich aus der Datenbank zu löschen. Spätestens zum Zeitpunkt der Datenübergabe, sollten Sie die Datenbank bereinigt haben.

Um Ihnen eine informierte Entscheidung zu ermöglichen, stellen wir Ihnen vier Dokumente als Download zur Verfügung:

• das inhaltliche Löschkonzept (A1_Löschkonzept)
• das technische Umsetzungskonzept Löschen (A2_Umsetzungskonzept_Löschen)
• die für die Gesundheitsämter zusammengefasste Dokumentation zur Umsetzung des Löschkonzepts in SORMAS (A3_Dokumentation_Löschen)
• eine Anwendungsempfehlung für die Löschkonfiguration als Excel-Datei (A4_Löschkonfigurationen)

In Absprache mit den amtsinternen Datenschutzbeauftragten können die empfohlenen Löschkonfigurationen entweder übernommen oder individuell angepasst werden.

Bitte beachten Sie, dass die Konfiguration der unwiderruflichen Löschung ausschließlich durch weisungsberechtigte Personen gegenüber Netzlink (im AV-Vertrag benannt) beauftragt werden kann. Das bedeutet, dass die weisungsberechtige Person die ggf. an die amtsspezifischen Anforderungen angepasste Löschkonfigurationen-Tabelle (A4_Löschkonfigurationen), mit folgendem Text an den Netzlink-Support unter support@sormas-oegd.de zurückschickt (die von Ihnen zu befüllenden Textpassagen sind gelb hinterlegt):

Betreff: „Beauftragung zur Konfiguration der Löschfristen und -referenzen“

Hiermit weise ich, . . . . . . . . . . . . , die Firma Netzlink Informationstechnik GmbH an, für das Gesundheitsamt . . . . . . . . . . . . . ., die Löschfristen gemäß [der vorliegenden Empfehlung / laut der von uns spezifizierten Vorgabe] in die SORMAS Instanz unseres Gesundheitsamtes zu übernehmen.

Bitte beachten sie außerdem, dass solange keine Weisung an die Netzlink Informationstechnik GmbH erfolgt, keine Löschung der vorliegenden Daten durchgeführt wird. Als verantwortliche Stelle obliegt es dem Gesundheitsamt die Löschung von Daten in SORMAS anzuweisen.

Hinweis: Die Löschkonfigurationen-Tabelle, die für Ihre Instanz gilt, wird Ihnen ab der Version 1.76 im Datenbank-Export unter den „Konfigurationsdaten“ zum Download bereitgestellt.

Bei auftretenden Fragen zum Löschen können Sie unseren inhaltlichen Support über sormas-covid@helmholtz-hzi.de oder über die Rufnummer 0531-61811109 kontaktieren. 

Mit freundlichen Grüßen,
Ihr SORMAS-Team